Kebijakan Privasi

Layanan Tanda Tangan Elektronik (TTE) — Diskominfo Kota Padang

Terakhir diperbarui: 16 September 2026

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana aplikasi Layanan TTE (selanjutnya disebut "Aplikasi") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda. Aplikasi ini digunakan untuk:

  1. Pendaftaran TTE — pengajuan penerbitan/perpanjangan sertifikat Tanda Tangan Elektronik;
  2. Pengaduan — penyampaian keluhan atau kendala terkait layanan TTE;
  3. Lacak Status — pemantauan status pengajuan berdasarkan kode lacak (tracking code).

Dengan menggunakan Aplikasi dan mengirimkan formulir, Anda menyatakan telah membaca dan menyetujui Kebijakan Privasi ini.

2. Data Pribadi yang Dikumpulkan

2.1 Formulir Pendaftaran TTE

Data Keterangan Wajib
Nama lengkap Sesuai dokumen identitas Ya
NIP 18 digit angka Ya
Email Digunakan untuk notifikasi status Ya
Nomor HP Digunakan untuk koordinasi Ya
Instansi / organisasi Tempat Anda bertugas Ya
Jabatan Jabatan pada instansi Ya
Dokumen pendukung Berkas PDF, maksimal 5 MB (mis. surat rekomendasi) Ya
Username & password TTE Dikelola oleh petugas saat penerbitan/pemrosesan Tidak (diisi petugas)

2.2 Formulir Pengaduan

Data Keterangan Wajib
NIP 18 digit angka Ya
Nama lengkap Sesuai dokumen identitas Ya
Email Digunakan untuk notifikasi status Ya
Nomor HP Digunakan untuk koordinasi Ya
Subjek pengaduan Ringkasan kendala Ya
Deskripsi Uraian pengaduan, maksimal 5.000 karakter Ya
Dokumen pendukung Berkas JPG, PNG, atau PDF, maksimal 5 MB per berkas Ya

2.3 Data Teknis

Saat Anda mengakses Aplikasi, sistem dapat mencatat data teknis secara otomatis, seperti alamat IP, jenis perangkat/peramban, waktu akses, serta catatan aktivitas (log) untuk keperluan keamanan dan operasional.

2.4 Cookie & Sesi

Aplikasi menggunakan cookie/sesi yang diperlukan agar layanan berfungsi dengan baik, termasuk token keamanan (CSRF) pada formulir. Anda dapat menonaktifkan cookie melalui pengaturan peramban, namun sebagian fitur Aplikasi mungkin tidak berfungsi optimal.

3. Tujuan Penggunaan Data

Data pribadi yang dikumpulkan digunakan untuk:

  1. Memproses dan memverifikasi pengajuan pendaftaran TTE serta pengaduan;
  2. Menghubungi Anda terkait proses verifikasi dan tindak lanjut;
  3. Mengirimkan notifikasi melalui email mengenai status pengajuan/pengaduan;
  4. Menampilkan status pengajuan melalui fitur Lacak Status berdasarkan kode lacak;
  5. Menyusun laporan statistik layanan dalam bentuk agregat (tanpa mengidentifikasi individu);
  6. Memenuhi kewajiban hukum dan ketentuan peraturan yang berlaku;
  7. Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan meningkatkan kualitas layanan.

4. Dasar Hukum

Pemrosesan data pribadi dilakukan berdasarkan:

  • Persetujuan Anda saat mengirimkan data melalui formulir;
  • Pelaksanaan tugas dan fungsi pelayanan publik;
  • Pemenuhan kewajiban hukum yang berlaku, termasuk peraturan mengenai Pelindungan Data Pribadi.

5. Penyimpanan dan Retensi Data

  1. Data disimpan dalam basis data dan penyimpanan berkas milik Aplikasi pada infrastruktur yang dikelola oleh Diskominfo.
  2. Dokumen pendukung disimpan pada penyimpanan berkas (storage) yang hanya dapat diakses melalui sistem dan oleh petugas berwenang.
  3. Data disimpan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan layanan dan kewajiban hukum. Setelah tidak diperlukan lagi, data akan dihapus atau dianonimkan sesuai ketentuan yang berlaku.

6. Pengungkapan kepada Pihak Ketiga

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda. Data hanya dapat diakses atau diungkapkan kepada:

  1. Petugas/admin Aplikasi yang berwenang dan terikat kewajiban menjaga kerahasiaan;
  2. Unit kerja atau instansi terkait yang berperan dalam proses penerbitan sertifikat TTE, sebatas yang diperlukan;
  3. Penyedia layanan surel (email/SMTP) yang digunakan untuk mengirimkan notifikasi kepada Anda;
  4. Aparat penegak hukum atau pihak berwenang, apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau proses hukum yang sah.

7. Keamanan Data

Kami berupaya menerapkan langkah-langkah pengamanan yang wajar, antara lain:

  • Pembatasan akses ke panel admin hanya untuk pengguna yang terautentikasi;
  • Pengelolaan hak akses pengguna melalui mekanisme peran dan izin (role & permission);
  • Validasi berkas unggahan (jenis dan ukuran) untuk mencegah berkas berbahaya;
  • Penyimpanan kredensial layanan surel dalam bentuk terenkripsi;
  • Pemantauan dan pencatatan aktivitas sistem (log).

Meskipun demikian, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan data melalui internet yang sepenuhnya bebas dari risiko. Harap selalu menjaga kerahasiaan kode lacak Anda, karena kode tersebut dapat digunakan untuk melihat status pengajuan.

8. Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai ketentuan yang berlaku, Anda berhak untuk:

  1. Memperoleh informasi mengenai data pribadi Anda yang diproses;
  2. Mengajukan permintaan akses dan salinan data pribadi Anda;
  3. Meminta pembaruan atau perbaikan data yang tidak akurat;
  4. Meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan data dalam kondisi tertentu;
  5. Menarik kembali persetujuan pemrosesan data, sejauh pemrosesan tersebut didasarkan pada persetujuan;
  6. Menyampaikan keberatan atau keluhan mengenai pemrosesan data pribadi Anda.

Kami akan menindaklanjuti permintaan Anda sesuai ketentuan yang berlaku.

9. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui sewaktu-waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan, teknologi, atau peraturan. Versi terbaru akan ditampilkan pada halaman ini beserta tanggal pembaruannya. Penggunaan Aplikasi setelah pembaruan berarti Anda menyetujui kebijakan yang diperbarui.

Dengan menggunakan Aplikasi, Anda mengakui telah membaca, memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi ini.

arrow_back Kembali ke Beranda